Budaya Kerja Dengan Konsep “Activity Based Workplace” Pada Direktorat Jenderal Perbendaharaan

BISNISBANTEN.COM — Dalam mengelola keuangan negara yang besar seperti negara Indonesia diperlukan pengelolan keuangan yang handal yang salah satunya bisa melalui transformasi digital. Transformasi digital di Kementerian Keuangan meruapakan proses yang panjang dan terus akan dilakukan dengan dukungan sumber daya manusia di Kementerian Keuangan yang sebagian besar didominasi kaum milineal yang sudah tentu melek digital/teknologi. Disamping itu masyarakat stakeholders pengguna layanan sudah semakin terbiasa memanfaatkan teknologi informasi. Dengan perkembangan teknologi yang semakin cepat, maka transformasi digital di bidang pengelolaan keuangan negara modern akan mendorong perubahan pelayanan dari yang bersifat “on the desk” menjadi “off the desk”, penerapan collaborative environment, open space, green office, digital environment dan working strategy yang sesuai karakteristik organisasi dan peningkatan kebutuhan customer service officers baik yang memberikan layanan langsung maupun secara online.

Transformasi digital  yang dilaksanakan Direktorat Jenderal Perbendaharaan Kementerian Keuangan saat ini adalah implementasi Activity Based Workplace (ABW) dengan konsep Flexible, Responsive, Smart, dan Healthy (FRESH) Office. Implementasi Activity Based Workplace (ABW) dimaksud untuk mewujudkan lingkungan kerja yang nyaman, aman,  kolaboratif, dan modern untuk meningkatkan output dan kinerja pegawai didukung dengan penguatan budaya kerja yang sejalan dengan konsep New Ways of Working (NWOW)  dan terintegrasi. ABW diterapkan dengan meniadakan ruang kerja individu dan menggantinya menjadi ruang terbuka tanpa tembok pembatas yang digunakan sebagai area diskusi sehingga memungkinkan pegawai untuk saling berinteraksi. Layout kantor untuk ruang ABW dapat digunakan untuk ruang kerja bersama, ruang kerja mandiri, ruang kolaborasi, ruang pembelajaran, ruang sosialisasi dan ruang penyegaran.

Penerapan pola kerja Activity Based Workplace bertujuan untuk :

1. Menyediakan ruangan yang memadai sesuai kebutuhan dalam bekerja untuk mendorong efisiensi penggunaan ruang kantor.
2. Mengubah budaya organisasi yang sektoral atau silo-silo menjadi kolaboratif dengan menghilangkan sekat-sekat antar unit/bagian/bidang.
3. Mendorong komunikasi vertikal yang lebih cair dengan menghilangkan sekat antara staf dan atasan langsung/pimpinan.
4. Mendorong daya kreasi, ide, dan inovasi dengan memberikan space yang lebih nyaman untuk berdiskusi dan bertukar ide.
5. Meningkatkan produktivitas kerja.
6. Meningkatkan retensi pegawai dan meningkatkan competitive advantage.

Dalam penerapan pola kerja ABW ada beberapa aturan main yang harus dilakukan antara lain :

Advertisement

1. Pegawai yang hadir lebih awal berhak untuk memilih tempat duduk artinya ruang kerja dimana setiap individu pegawai tidak mendapatkan alokasi workstation/desk secara khusus
2. Setiap akhir jam kerja pegawai memastikan area meja kerjanya selalu dalam keadaan bersih dan rapi dari dokumen kantor ataupun barang pribadi sehingga membiasakan budaya disiplin, baik dalam menyelesaikan tanggung jawab pekerjaan, maupun menjaga kebersihan area kerjanya.
3. Selain itu penerapan ABW tentunya akan memanfaatkan teknologi informasi antara lain penggunaan office automation dan shared service sebagai sarana dapat menyimpan dan mengakses database kantor dari komputer mana saja,
4. Penggunaan skype, zoom sebagai sarana melakukan rapat/komunikasi secara online.
5. Di samping pemanfaatan teknologi informasi impelementasi ABW harus disediakan sarana pendukung diantaranya penyediaan jaringan wifi yang memadai di area open space dan penyediaan laptop sebagai sarana dominan untuk melakukan aktivitas pekerjaan (mobile working) sehingga tidak lagi menggunakan komputer PC yang memakai jaringan LAN, namun di situasi tertentu dapat disediakan komputer PC khusus untuk beberapa unit untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan khusus yang tidak bisa dilakukan secara mobile misalnya untuk aplikasi SPAN (Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara).

Penerapan ABW pada Ditjen Perbendaharaan diperlukan juga beberapa pertimbangan umum dan pertimbangan khusus , adapun beberapa pertimbangan umum antara lain :

1. Memperhatikan aspek dalam penggunaan anggaran

Ruang kerja ABW tidak identik dengan ruangan kerja baru dan furniture baru sehingga harus melakukan renovasi keseluruhan ruangan dan penggantian semua furniture, namun harus disikapi bahwa renovasi ruangan hanya dilakukan atau disesuaikan dengan prinsip-prinsip pola kerja ABW menggunakan anggaran yang seefisien mungkin  dan juga untuk furniture dimungkinkan dapat menggunakan furniture lama yang masih sesuai kondisi.

2. Mengedepankan prinsip-prinsip keselamatan, kesehatan dan kenyamanan kerja, ramah lingkungan, serta karakteristik sebagai kantor pemerintah.

Penyediaan ruangan dan sarana prasarana ABW tentunya juga harus memperhatikan faktor-faktor keselamatan, kesehatan, kenyaman yang diperuntukan pegawai yang menempatinya.

3. Mempertimbangkan keamanan BMN dan informasi, kebutuhan ruang kerja berdasarkan jumlah pegawai, dan optimalisasi penggunaan BMN

Sedangkan untuk pertimbangan khusus antara lain :

Advertisement

1. Menampilkan identitas Ditjen Perbendaharaan (Kanwil/ KPPN)
2. Fleksibilitas penggunaan ruang
3. Pembagian ruangan berdasarkan aktivitas meliputi :
4. Zona Utama

• ruang kerja Eselon II/ setara (close room)
• ruang kerja Eselon III/ setara (close room)
• ruang admin/ front office/ customer service, sekretaris kepala kanwil/ KPPN, staf pengelola keuangan, staf kepegawaian
• ruang kerja bersama/ middle office, sesuai jumlah pegawai

1. Zona Pendukung

• ruang kolaborasi terdiri dari ruang rapat kecil, ruang rapat besar, perangkat pendukung video conference
• ruang bersama terdiri dari quiet room/ focus booth/ private call booth, leisure area (dapur/ruang bersama), care room/ ruang laktasi, area penyimpanan/loker

1. Kemudahan dalam pemeliharaan
2. Mengedepankan collaborative environment
3. Penerapan mobile working
4. Pegawai tidak memiliki tempat khusus (dedicated seat) kecuali bagi pegawai yang antara lain bertugas sebagai: front office, customer service, supervisor dan pengelola keuangan
5. Penerapan kebijakan clean desk
6. Locker untuk penyimpanan barang-barang pribadi
7. Ruang arsip / penyimpanan persediaan

Penggunaan ruang kerja bersama / Middle Office pada zona utama merupakan hak seluruh pegawai, penggunaannya mengikuti prinsip first come first serve, artinya seorang pegawai yang hadir lebih awal berhak untuk memilih tempat duduk tertentu, pegawai tidak boleh memonopoli lokasi atau tempat duduk tertentu, memastikan area meja kerjanya selalu dalam keadaan bersih dan rapi dari dokumen kantor ataupun barang pribadi, dan beretika kerja yang baik sesuai kode etik pegawai.

Sedangkan pengunaan ruang bersama pada zona pendukung misalnya penggunaan ruang quiet room/ focus booth/ private call booth digunakan untuk pekerjaan yang sifatnya private atau semi private (membutuhkan konsentrasi khusus).

Implementasi ABW merupakan salah satu Quick Win Ditjen Perbendaharaan tahun ini dengan  mengusung  konsep kantor “Flexible, Responsive, Smart, dan Healthy (FRESH) Office”.

1. Flexible

Menerapkan konsep ABW sesuai Keputusan Menteri Keuangan nomor KMK-453/KMK.01/2020 tentang tentang Pedoman Pelaksanaan Activity Based Workplace Di Lingkungan Kementerian Keuangan, dengan mengutamakan flesibilitas dan mobilitas bekerja dengan mempertimbangkan karateristik organisasi dan pegawai dengan prinsip-prinsip optimalisasi aset, non dedicated seat, clean desk, mobile working and remote working, collaborative environment, penerapan tata tertib dan etika dalam bekerja.

2. Responsive

Menerapkan konsep gedung kantor yang ramah difabel dan reponsive gender sesuai Surat Edaran Ditjen Perbendaharaan nomor SE-116/PB/2017 tentang Implementasi Pengarusutamaan Gender di Direktorat Jenderal Perbendaharaan. Penyediaan sarana dan prasarana dimaksud antara lain dengan penyediaan ruang laktasi dan ruang bermain anak, toilet terpisah antara laki-laki dan perempuaan dengan jumlah yang memadahi, kemudahan akses bagi kaum difabel dengan penyediaan tempat parkir dan toilet khusus.

3. Smart

Menerapkan konsep bangunan gedung kantor yang modern dan optimalisasi IT, menggunakan teknologi terkini dalam berkomunikasi, memiliki sistem kerja yang terotomatisasi antara lain dengan penggunaan pintu utama otomatis dalam sistem kerja, jaringan wifi seluruh ruangan, database pekerjaan pegawai yang mudah diakses, penggunaan laptop untuk pegawai dalam bekerja, penggunaan smart tv yang terhubung melalui jaringan wifi.

4. Healty

Menerapkan protokol kesehatan pencegahan penyebaran virus covid19 sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan nomor HK.01.07-MENKES-382-2020 tentang Protokol Kesehatan Bagi Masyarakat di Tempat dan Fasilitas Umum Dalam Rangka Pencegahan COVID-19 dan konsep Go Green untuk meningkatkan kualitas kesehatan pegawai guna mendorong produktivitas kerja. Antara lain dengan penyediaan ruang terbuka hijau, ventilasi dan pencahayaan yang memadahi, sanitasi yang baik, pengaturan jarak antara kursi pegawai dan ruang tunggu, penyediaan tempat cuci tangan dan sabun, hansanitizer di seluaruh area pintu masuk ruangan.

Untuk mencapai tujuan tersebut Ditjen Perbendaharaan juga telah menerbitkan beberapa regulasi terkait implementasi ABW  antara lain :

1. KEP-97/PB/2021 tentang Buku Pedoman Standar Layout dan Desain Bangunan Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan yang didalamnya mengatur standardisasi layout gedung dan ruangan instansi vertikal DJPb.
2. KEP-10/PB/2021 tentang Implementasi Activity Based Workplace yang mengatur penahapan implementasi ABW Ditjen Perbendaharaan dari tahun 2021 hingga 2024.

Pembangunan layout kantor dengan konsep ABW di Direktorat Jenderal Perbendaharaan dilakukan secara bertahap dikarenakan ketersediaan anggaran terbatas yang disesuaikan dengan perkembangan situasi dan kondisi. Berdasarkan Keputusan Ditjen Perbendaharaan nomor KEP-10/PB/2021 unit yang ditunjuk untuk implementasi ABW tahun 2021 meliputi 3 (tiga) unit Kantor Pusat, 6 (enam) Kantor Wilayah Ditjen Perbendaharaan dan 11 (sebelas) Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara yaitu Direktorat Pengelolaan Kas, Direktorat Sistem Informasi dan Teknologi, Tenaga Pengkaji Bidang Perbendaharaan,  Kanwil DJPb Provinsi Kepulauan Riau, Kanwil DJPb Provinsi Kalimantan Barat, Kanwil DJPb Provinsi Banten, Kanwil DJPb Provinsi Nusa Tenggara Barat, Kanwil DJPb Provinsi Gorontalo, Kanwil DJPb Provinsi Papua Barat, KPPN Padang, KPPN Samarinda, KPPN Jakarta II, KPPN Bogor, KPPN Malang,KPPN Bekasi, KPPN Surakarta, KPPN Klaten, KPPN Mataram, KPPN Makasar I dan KPPN Ternate. Untuk satuan kerja yang ditetapkan sebagai satker piloting ABW tahun ini mendapatkan dukungan dari Kantor Pusat dari segi pendanaan, supervisi pelaksanaan pekerjaan pembangunan ruangan ABW dan peralatan untuk menunjang kebutuhan ABW. Dalam rangka koordinasi dan supervisi pembangunan penyediaan ruang ABW di kantor daerah, Kantor Pusat selalu monitoring progres kemajuan pembangunan ruang ABW setiap bulannya dan juga melakukan rapat one on one meeting melalui virtual  dengan kantor vertikal daerah selaku piloting ABW dengan tujuan agar pembangunan ruangan ABW sesuai rencana dan dapat diselesaikan di tahun ini.

Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Banten selaku satker piloting ABW tahun 2021 mulai melakukan pembangunan ruangan dan pengadaan meubelair untuk keperluan ABW. dimulai dari bulan Maret 2021 dan telah selesai dialaksanakan pada bulan Oktober 2021. Pembangunan ruang kerja bersama pada Kanwil DJPb Provinsi Banten terbagi ke dalam beberapa pekerjaan antara lain penyediaan ruang keja bersama di lantai satu , rehabilitasi ruang resepsionis, rehabilitasi ruang CSO dan pengadaan  peralatan dan mesin untuk pemenuhan kebutuhan ruang ABW dengan memaksimalkan dana yang telah dianggarkan. Ruangan kerja Kanwil Perbendaharaan yang dulunya merupakan traditional office artinya setiap pegawai memiliki meja kerja yang terpisah, ruangan kerja tersekat-sekat antara bagian satu dengan bagian yang lain, ruangan kerja terasa sempit dan kurang nyaman. Hal ini dapat menyebabkan timbul rasa bosan jenuh pegawai dan berkurangnya kreativitas sehingga akan berdampak pada produktivitas kerja pegawai. Dengan penyediaan ruang kerja bersama dengan konsep ABW sekarang ini  diharapkan dapat berdampak positif pada kinerja pegawai pada khususnya dan kinerja organisasi pada umumnya.

Pola kerja dan budaya kerja dengan konsep ABW dapat memberikan banyak maanfaat bagi pegawai dan organisasi, adapun manfaat yang dapat diperoleh antara lain pegawai dapat berkonsentrasi penuh dengan tugas pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, pegawai lebih semangat dalam bekerja, pegawai lebih aktif dan dinamis dalam melaksanakan pekerjaan, dalam penyelesaian pekerjaan dapat berkolaborasi berbagai ide, pengetahuan dan ketrampilan antar pegawai dan antar bidang/bagian dan juga dapat meningkatkan kreativitas dan berbagai inovasi pegawai dalam bekerja. Kemudian dari sisi organisasi/kantor penyediaan ruangan kerja dengan design ABW dapat menghemat biaya anggaran operasional kantor (biaya sewa kantor, biaya langganan listrik, biaya pengadaan alat tulis kantor dan peralatan kantor dan biaya-biaya yang lain), komitmen dan tanggung jawab pegawai terhadap organisasi/kantor dapat terjaga dan yang terpenting adalah dapat terwujudnya peningkatan produktivitas kinerja organisasi/kantor.

Dalam Implementasi ABW tantangan terbesar yang dihadapi adalah perubahan mindset dan budaya kerja dengan konsep ABW. Mungkin masih banyak pegawai masih merasa nyaman dengan tempat kerja dan budaya kerja yang lama, pegawai masih mempunyai pemahaman bahwa ABW hanya pembangunan dan penataan ruang kantor yang baru saja namun hal tersebut tanpa disertai perubahan mindse/perilaku budaya kerja.

Hal-hal yang perlu dilakukan dalam merubah mindset dapat dilakukan dengan cara:

1. Mengadakan sosialisasi/diklat peningkatan kompetensi pegawai terkait motivasi , sharing dan privacy secara rutin dan berkelanjutan, untuk menamkan sikap saling berbagi, berempati dan tidak mementingkan diri sendiri.
2. Menjadikan seluruh ruangan kerja di kantor menjadi ruangan dengan konsep ABW (full ABW) sehingga akan tercipta seluruh rungan kantor yang bersih dan nyaman untuk bekerja.
3. Melakukan monitoring dan evalusasi penerapan budaya kerja ABW untuk mengukur progres keberhasilannya dan untuk menyusun langkah-langkah perbaikan selanjutnya guna tercapainya budaya kerja dengan konsep ABW yang diinginkan.

ABW adalah konsep baru dalam workplace strategy terkait dengan fleksibilitas tempat kerja yang akan diterapkan pada seluruh satuan kerja pada Direktorat Jenderal Perbendaharaan sebagai bagian dari tranformasi  kelembagaan untuk mewujudkan budaya kerja yang adaptif, digital dan berintegritas guna meningkatkan produktivitas dan kinerja organisasi. Sehingga keberhasilan implementasi ABW pada Ditjen Perbendaharaan merupakan hal yang harus diwujudkan dengan didasari komitmen pimpinan yang tinggi, dukungan penuh dari pegawai dan pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung di dalamnya.

Advertisement