Ekonomi

Flexible Working Space (FWS) Saat Pandemi Covid-19

BISNISBANTEN.COM — Pandemi COVID-19 yang selanjutnya disebut pandemi saat ini mewabah di seluruh dunia. Dampak yang ditimbulkan dari pandemi sangat luar biasa. Hampir seluruh aspek terkena dampaknya baik dari sisi perekonomian, kesehatan, pariwisata, dan aspek lainnya. Pandemi juga berimbas kepada meningkatnya pengangguran. Banyak sektor usaha besar, sedang, dan kecil yang gulung tikar. Sektor usaha yang masih survive berusaha untuk menyiasatinya dengan menyesuaikan pelayanan kepada konsumen. Hal ini pun juga berlaku di sektor pemerintahan.

Kementerian Keuangan tidak terkecuali telah mengambil langkah-langkah penyesuaian pelayanan kepada masyarakat. Pelayanan diarahkan secara online dengan menghindari kontak langsung. Sistem bekerja pegawai disesuaikan dengan melaksanakan Work From Office (WFO) dan Fleksibilitas Tempat Bekerja (Flexible Working Space).


Tulisan ini akan membahas tentang bagaimana implementasi Flexible Working Space (FWS) sebagai gaya hidup new normal bagi pegawai di Kementerian Keuangan. Bagaimana kendala yang dihadapi juga akan dibahas pada tulisan kecil ini.

Pelaksanaan FWS dilaksanakan dengan menerapkan fleksibilitas tempat bekerja. Pegawai dapat melaksanakan tugasnya dengan lokasi pelaksanaan FWS yang dibatasi. Lokasi dimaksud adalah lokasi pada tempat tinggal/domisili pegawai (WFO). Kriteria pekerjaan yang dapat dilaksanakan dengan FWS juga diatur. Pekerjaan yang bersifat pengambilan kebijaksanaan, tidak berhubungan secara tatap muka langsung, dan dapat dilaksanakan secara daring (online) termasuk dalam kriteria FWS.

Sebagai payung hukum pelaksanaan FWS, Menteri Keuangan mengeluarkan Keputusan Menteri Keuangan nomor KEP-223/KMK.01/2020 tentang Implementasi Fleksibilitas Tempat Bekerja (FWS) di lingkungan Kementerian Keuangan. Untuk mempertegas pelaksanaan FWS, Menteri Keuangan juga mengeluarkan Surat Edaran Menteri Keuangan nomor SE-22/MK.1/2020 tentang Sistem Kerja Kementerian Keuangan Pada Masa Transisi Dalam Tatanan Normal Baru. Surat edaran ini sebagai panduan kepada pegawai, pengelola kepegawaian, dan pimpinan unit di lingkungan Kementerian Keuangan dalam melaksanakan pola hidup baru dan sistem kerja pada masa transisi tatanan normal hidup baru.

Selain payung hukum, Kementerian Keuangan juga mempersiapkan dukungan teknologi informasi berupa Office Automation. Office Automation sebenarnya dilaksanakan sebelum terjadinya pandemi sebagai salah satu bagian dari bagian transformasi digital. FWS tidak mungkin terlaksana apabila tidak adanya office automation. Penyempurnaan pada office automation terus dilakukan untuk mendukung pelaksanaan tugas Kementerian Keuangan baik di masa pandemi maupun keadaan normal.

Pelaksanaan FWS di lingkungan Kementerian Keuangan tidak serta merta berjalan dengan mulus tanpa kendala. Faktor utama agar FWS berjalan dengan mulus adalah faktor sumber daya manusia. Pegawai Kementerian Keuangan yang sangat beragam latar belakang dan generasi menjadi salah satu yang perlu diperhatikan. Kelompok generasi Baby Boomers (1945-1964) sampai dengan generasi Y (1980-1994) dan generasi Z (1995>) diharuskan dapat cepat beradaptasi dengan sistem kerja baru Kementerian Keuangan.
Pada awal pelaksanaan FWS dengan office automation dan media daring lainnya seringkali menjadi kendala bagi generasi Baby Boomers. Generasi Baby Boomers yang terkenal dengan sifat kerajinan dan ketekunannya seringkali kurang mengikuti perkembangan teknologi. Di sinilah dibutuhkan bimbingan dan arahan langsung dari atasan langsung sebagai orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan bawahannya. Kerja sama dengan staff yang lebih menguasai teknologi juga sangat membantu pelaksanaan office automation dan media daring lainnya.
Pola hidup baru memaksa pegawai Kementerian Keuangan untuk mengubah mindset dalam bekerja. Pekerjaan yang selama ini dikerjakan di kantor yang sifatnya termasuk dalam kriteria pekerjaan FWS dipindahkan menjadi pekerjaan yang dikerjakan di rumah (WFH). Memang tidak mudah pada awal pelaksanaannya. Tetapi perlahan-lahan terlihat bahwa pegawai di Kementerian Keuangan sudah dapat beradaptasi dengan perubahan tersebut. Hal ini selaras dengan upaya dari pemerintah untuk mencegah penyebaran pandemi semakin luas di lingkungan pemerintah.
Kegiatan yang sifatnya mengumpulkan massa dalam banyak juga sangat dibatasi. Kegiatan pertemuan yang sebelumnya dilakukan secara tatap muka dialihkan dengan pertemuan secara daring (online). Perjalanan dinas juga sangat dibatasi. Perjalanan dinas dilaksanakan dengan syarat setiap pegawai harus mengikuti standar protokol kesehatan yang telah ditetapkan. Permasalahannya adalah output kegiatan pertemuan dan perjalanan dinas yang dibatasi harus tetap dicapai oleh setiap unit. Untuk mencapai output tersebut, maka seluruh kegiatan dilaksanakan secara daring (online), baik melalui media zoom maupun media lainnya.

Pelaksanaan kegiatan pertemuan secara daring pada awalnya merupakan suatu hal sangat tidak popular dibanyak kalangan pegawai. Banyak pegawai mengalami kendala dalam menggunakan media zoom (daring) untuk pertemuan. Namun seperti kata peribahasa “ala bisa karena biasa”. Saat saat ini kegiatan pertemuan secara online menjadi pekerjaan sehari-hari bagi pegawai Kementerian Keuangan. Pertemuan secara online dapat dilakukan pada saat pegawai melaksanakan WFO maupun WFH.
Pekerjaan yang dilaksanakan secara daring tentunya membutuhkan peralatan yang memadai. Tidak sedikit pegawai Kementerian Keuangan akhirnya harus membeli laptop baru untuk mendukung aktivitas pekerjaannya. Pembelian kuota internet mau tidak mau juga meningkat. Di samping itu, pegawai juga harus dapat menyesuaikan ruang rumah yang selama ini hanya untuk kepentingan keluarga menjadi multi fungsi.

Pegawai yang mengalami kendala dengan peralatan yang dibutuhkan untuk WFH seperti laptop, dimungkinkan untuk diberikan pinjaman dari kantor sepanjang tersedia. Memang tidak mungkin menyediakan laptop untuk seluruh pegawai yang membutuhkan. Pegawai yang memang memiliki peran strategis dan membutuhkan laptop dapat diprioritaskan terlebih dahulu untuk mendapatkan pinjaman sementara. Untuk pegawai yang belum mendapatkan pinjaman laptop dapat diantisipasi dengan mengatur secara bergilir pelaksanaan WFO dan WFH.

Unit kerja juga dapat memberikan bantuan pembelian pulsa internet kepada pegawai. Bantuan pembelian pulsa yang diberikan per bulan dapat diberikan sepanjang anggaran mencukupi. Apabila dana tidak mencukupi, maka dapat dimungkinkan penyediaan dana setelah dilakukan revisi DIPA. Tetapi seandainyapun tahun ini belum dapat diberikan bantuan pembelian internet, maka tahun depat unit kerja harus sudah memperhitungkan biaya dimaksud dalam DIPA.
Permasalahan lainnya adalah bagaimana mengetahui pekerjaan apa saja yang telah dilaksanakan oleh pegawai. Setiap pegawai yang bekerja dengan WFO dan WFH dituntut untuk tetap melaksanakan pekerjaannya dengan maksimal. Setiap pekerjaan yang dilaksanakan dilaporkan secara online melalui office automation. Atasan langsung mempunyai kewajiban untuk melakukan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan bawahannya. Pengawasan dilakukan baik melalui office automation maupun secara on the spot.
Masa pandemi memang memaksa semua orang untuk menahan diri bepergian ke luar rumah. Sistem bekerja FWS memberikan dampak pegawai mempunyai waktu yang lebih di rumah. Waktu yang lebih ini dapat dimanfaatkan pegawai untuk dapat meningkatkan kuantitas untuk bertemu dengan keluarga. Namun bukan berarti dengan banyak waktu di rumah menyebabkan pegawai menjadi kurang produktif. Pegawai tetap dituntut untuk mengedepankan produktifitas.

Kebijaksanaan FWS merupakan kebijaksanaan yang mendukung peran pegawai untuk dapat menyeimbangkan kepentingan dalam pekerjaan dan kehidupan pribadi (work life balance). Menurut Parkers dan Langford (2008), Work Life Balance merupakan kondisi dimana individu yang mampu berkomitmen dalam pekerjaan dan keluarga, serta bertanggung jawab baik dalam kegiatan non pekerjaan. Tidak tercapainya Work Life Balance berakibat pada rendahnya kepuasan kerja, rendahnya kebahagian, work life conflict, dan burnout karyawan (sumber : www.kajianpustaka.com. Keseimbangan Kehidupan Kerja).


Ditulis oleh Budiyanto, S.E., M.M., Kepala Subbagian Kepegawaian Bagian Umum Kantor Wilayah Ditjen Perbendaharaan Provinsi Banten.



Catatan:

“Tulisan ini didasarkan hasil pengamatan dan pengalaman pribadi penulis di Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Banten”.






Advertisement
LANJUT BACA

Susi Kurniawati

Wartawan bisnisbanten.com